製造業 業務分解 × AI活用診断レポート

最初の一歩（コピペで今日試せる）

推奨ツール：ChatGPT（無料版でも可）／Gemini

写真・PDF・スキャンの読み取り（OCR＋表への構造化）が得意。Google Drive中心ならGeminiが相性◎。

1. 1.対象の書類（FAX・メール・PDF）を写真かPDFでアップロードする
2. 2.下のプロンプトを貼り付け、抽出された表を確認する
3. 3.表をコピペで基幹システム/Excelへ。人は「要確認」だけ直す

あなたは受発注処理の事務担当です。添付の書類から下記項目をMarkdownの表で抽出してください。
列: 取引先 / 品番・品名 / 数量 / 単価 / 納期・日付 / 備考
・読み取れない項目は「要確認」と記入
・日付・単位・桁は原文のまま変えない
・表だけを出力し、説明文は不要

AIが返す見本（イメージ）

| 取引先 | 品番・品名 | 数量 | 単価 | 納期 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|
| ◯◯商事 | A-102 六角ボルトM6 | 500 | 12 | 6/30 | |
| ◯◯製作所 | B-7 ステー金具 | 80 | 要確認 | 7/5 | 単価かすれ・要確認 |

うまくいかない時は

• ・表がずれる時は「1行＝1商品で」と一言足す
• ・読み取れない字は「要確認」と書かせると事故が減る
• ・桁・日付が勝手に変わる時は「原文のまま」を強調する

⚠ 機密・個人情報は社内ルールを確認のうえで。まず5〜10件で精度を確かめてから対象を広げる。

最初の一歩（コピペで今日試せる）

推奨ツール：ChatGPT／Gemini（音声・長文の要約が得意）

口頭メモや音声の文字起こしを、所定フォーマットの記録に整形できる。スマホの音声入力と相性◎。

1. 1.口頭メモ・音声の文字起こし・走り書きを貼る
2. 2.下のプロンプトで所定フォーマットに整形
3. 3.誤りと固有名詞だけ直して記録台帳へ

次のメモを検査・品質記録の作成として整形してください。
【メモ】（ここに貼り付け）
出力フォーマット:
・日時 / 対象 / 担当
・要点（箇条書き3〜5点）
・対応したこと / 次にすること
・特記事項（あれば）
事実だけを書き、推測には「推測:」と明記。

AIが返す見本（イメージ）

■ 申し送り（6/20 日勤→夜勤）
・対象: 利用者A / 担当: ◯◯
・要点: 昼食8割摂取。午後の散歩で活気あり。
・対応/次に: 14時に頭痛の訴え→看護師が確認済、経過観察。夜間も様子を注視。
・特記: なし

うまくいかない時は

• ・フォーマットを固定すると、毎回同じ形で出る
• ・推測と事実を分けさせる（「推測:」を付けさせる）
• ・固有名詞の取り違えは人が最終確認

⚠ 医療・介護・安全に関わる記録は、有資格者/責任者が必ず最終確認。

最初の一歩（コピペで今日試せる）

推奨ツール：ChatGPT（データ分析機能）／Googleスプレッドシート＋Gemini

Excel/CSVを渡すと集計・グラフ・気づきまで出せる。Sheets運用ならGeminiが中で使える。

1. 1.集計したいデータ（Excel/CSV）をアップロード、または範囲をコピペ
2. 2.下のプロンプトで集計と気づきを出す
3. 3.出力をダッシュボード/日報フォーマットに貼る

添付の生産日報の集計データを集計してください。
・期間ごと(日/週/月)の合計と前期比
・上位/下位の項目と、その理由の仮説
・異常値や入力ミスらしき箇所の指摘
最後に、現場がすぐ読める3行サマリーを付けてください。

AIが返す見本（イメージ）

■ 今週の集計
・合計 1,240,000円（前週比 +8%）
・売れ筋: 商品A（320,000円）／落ち込み: 商品C（前週比 -22%）
・気づき: 水曜分に二重計上の疑い（要確認）
〈3行サマリー〉今週は堅調。商品Cのテコ入れと、水曜分の確認を。

うまくいかない時は

• ・列の意味（単位・期間）を最初に説明すると精度が上がる
• ・数字が合わない時は元データの単位・重複を疑う
• ・毎週やるなら同じプロンプトを保存して使い回す

⚠ 経営判断に使う数字は、根拠を人が再確認してから使う。